Как сделать управляемую онлайн-витрину POSM на базе PIM

Для крупных производителей сувенирная и рекламная продукция (POSM) – это отдельный операционный контур: компании разрабатывают и хранят у себя брендированное оборудование, посуду, текстиль, печатные материалы, промостойки, мобильные бары, материалы и мерч для мероприятий, торговых точек, персонала, партнеров и дистрибьюторов.

Как показывает опыт наших клиентов, сложности начинаются, когда таких материалов у бизнеса или подразделения становится не 10–20, а больше сотни. Чтобы использовать все это и не тратить бюджеты на лишний мерч, внутренним командам, складу, логистике, партнёрам необходимо знать, что уже есть на складе, а также понимать характеристики рекламной и сувенирной продукции.

В одном из проектов Brandquad производитель напитков использовал Публичные каталоги, разработанные на базе PIM, чтобы систематизировать POSM-материалы и превратить информацию о их в полноценный онлайн-шоурум для внутренних команд и партнёров. Что такое публичный каталог и как он работает, рассказали в статье. В этом материале остановимся на практическом применении.

Ключевые цифры проекта

Проект показал, что PIM-система может быть не только платформой для управления товарными карточками. На базе Brandquad можно управлять любыми объектами, у которых есть структура данных, медиафайлы, документы, статусы, остатки и внешние пользователи.

Задача: сделать информацию о сувенирной продукции управляемым активом

До запуска публичного каталога у нашего клиента информация о POSM была распределена между несколькими источниками: часть данных лежала в SharePoint, часть – в Excel- и PDF-файлах, часть приходилось искать во внутренних системах или уточнять у коллег в переписке по e-mail. В разных источниках могли отличаться размеры, цены, версии материалов и доступность.

У команды не было единого места, где можно быстро проверить:

• какие рекламные и сувенирные-материалы реально существуют физически;
• что есть на складе и в каком количестве;
• какие у объекта размеры, вес и другие логистические параметры;
• какие изображения, инструкции и сертификаты можно передать партнёрам.

Это означало, что менеджер, управляющий сувенирной продукцией, становился «единой справочной службой». Команды приходили с вопросами: где лежит материал, как он выглядит, есть ли он на складе, сколько стоит, какой у него размер, есть ли инструкция, можно ли отправить тот или иной рекламный материал дистрибьютору.

Такой процесс работает, пока материалов мало. Но когда у компании десятки стран, несколько валют, разные партнёры и больше сотни POSM-позиций, папка с файлами перестаёт быть инструментом управления.

Почему папка на диске, Excel и PDF-каталог не решали задачу

Файловое хранилище хорошо подходит для хранения отдельных файлов. Но, когда нужно управлять бизнес-процессом, такой вариант не подходит.

В управлении сувенирными и рекламными материалами есть несколько особенностей:

• информацию о материалах нужно постоянно обновлять;
• пользователь должен понять, какие позиции подходят под конкретную страну,
• мероприятие, клиента или формат активации;
• данные об остатках быстро устаревают;
• логистика зависит от точных параметров –размер, вес, упаковка, количество в коробке и паллетизация напрямую влияют на планирование поставки;
• внешним партнёрам нужны документы;
• для дистрибьюторов и логистики важны сертификаты, изображения, технические листы и инструкции;
• cкладу сложно работать вслепую без фото материалов для отгрузки.

Именно поэтому задача была шире, чем «собрать файлы в одном месте». Нужно было создать цифровой каталог, где каждый POSM становится управляемым объектом – почти как SKU в товарном каталоге.

Решение: публичный каталог POSM на базе Brandquad PIM

Компания уже пользовалась PIM-системой Brandquad и несколькими публичными каталогами для партнеров и дистрибьюторов. В дополнение на базе PIM разработали еще один Публичный каталог сувенирной и рекламной продукции. В нём каждая позиция описана как самостоятельный объект со своей структурой данных.

В карточку единицы сувенирной продукции вошли:

• название и категория;
• уникальный идентификатор по аналогии с SKU;
• изображения;
• вес, ширина, длина, высота;
• данные по остаткам на складе;
• цены в нескольких валютах;
• технические инструкции;
• сертификаты и сопроводительные документы для логистики и таможни.

Команды отдельно проработали, какие данные нужно показывать пользователям, а какие лучше оставить внутри системы. Это важный момент: если вынести в публичный интерфейс весь массив внутренних атрибутов, каталог станет перегруженным и им не будут пользоваться.

В итоге в публичном каталоге остались только те поля, которые помогают принять решение: выбрать материал, оценить доступность, понять стоимость, скачать документы и передать информацию партнёру. Таким образом, на базе Brandqad PIM создана удобная цифровая витрина для бизнеса – без разработки отдельного портала с нуля.

Как устроен публичный каталог POSM

В основе каталога – простая логика поиска и фильтрации. Пользователь должен быстро найти нужный материал и понять, можно ли его использовать.

Структура строится по трём ключевым уровням:

1. Категория и бренд / направление

Например, продуктовая категория, суббренд или направление использования.

2. Коллекция

Это могут быть сезонные подборки, выставочные материалы, летние или зимние активности.

3. Тип материала

Посуда, текстиль, сувенирная продукция, печатные материалы, промо-стойки, цифровые дисплеи, выставочное оборудование и другие группы.

У каждого объекта есть изображения, цены, логистические параметры и данные по наличию, они обновляются раз в неделю. Для сложного оборудования добавляются инструкции: как собирать, транспортировать, устанавливать и использовать объект, какие есть ограничения по нагрузке или конструкции.

Это особенно важно для дорогих или сложных POSM-объектов. Ошибка при установке, подъёме или эксплуатации может привести к повреждению оборудования, а значит – к дополнительным затратам и задержкам в поставках или даже срывам запусков промо.

Публичный каталог – управляемая онлайн-витрина для партнёров

Главная ценность публичного каталога – не только в том, что данные стали структурированными. А в том, что доступ к ним получили не только внутренние команды, но и внешние пользователи.

Дистрибьюторам каталог помогает заранее понять

• какие материалы доступны;
• как они выглядят;
• сколько места займут в поставке;
• какая у них стоимость;
• какие документы доступны для таможни;
• какие POSM можно использовать для конкретного клиента, мероприятия или точки продаж.

Для маркетинга и команд, которые готовят мероприятия, каталог также работает как витрина референсов. Если нужно согласовать бренд-зону, подготовить выставку или подобрать оборудование для активации, не нужно отдельно запрашивать фото, размеры и технические требования. Достаточно отправить ссылку на карточку или раздел каталога.

Это в корне изменило коммуникацию с коллегами партнёрами: вместо переписки, вложений и уточнений, появился единый источник информации, доступный 24 часа, что стало актуальным с учетом работы в разных часовых поясах.

Что изменилось для внутренних команд

1. Маркетинг, бренд и ивент-менеджеры получили единый инструмент выбора POSM

Раньше, чтобы понять, какие материалы доступны, нужно было обращаться к POSM-менеджеру или искать информацию в нескольких местах. Теперь команда может самостоятельно открыть каталог, посмотреть доступные материалы по категории, оценить наличие и выбрать нужные позиции.
Это особенно важно для локальных рынков: у разных стран разные бюджеты, мероприятия, логистические ограничения и сценарии использования POSM.

2. Склад получил визуальную базу для идентификации материалов

Для склада публичный каталог стал не просто справочником, а инструментом визуальной сверки.

Если нужно найти, пересчитать или отправить конкретный POSM, сотрудник может прямо у стеллажа открыть карточку с телефона и посмотреть, как выглядит рекламный материал. Это снижает риск ошибок, особенно когда названия похожи или разные команды по-разному называют один и тот же объект.

3. Количество запросов POSM-менеджеру сократилось

До запуска каталога POSM-менеджер был точкой входа по большинству вопросов.
После запуска каталога часть вопросов закрывается отправкой ссылки.

Как сформулировал участник проекта:
«Теперь можно отправить ссылку на каталог и сказать, что там всё есть. Это не отменяет финальное согласование заказа, но снимает большую часть запросов, которые раньше приходилось выяснять в переписке».

Это оказало важный операционный эффект в долгосрочной перспективе: процесс перестал зависеть от одного человека.

4. Что изменилось для логистики

Логистика – один из главных пользователей данных о POSM. Менеджерам по логистике нужны не только изображения, но и точные характеристики: размеры, вес, упаковка, количество в коробке, паллетизация, документы.

Когда POSM отправляется вместе с основной продукцией, партнёру важно заранее понимать, сколько места займут материалы в контейнере или поставке. Каталог помогает планировать отгрузку исходя из свободного места и доступности конкретных материалов.

Наличие технических данных в карточке POSM ускоряет подготовку отгрузок и снижает количество дополнительных уточнений.

Аналитика: инсайты для производства и управления

Публичный каталог Brandquad позволяет анализировать, как пользователи работают с карточками сувенирных и рекламных материалов.

Можно отслеживать:

• количество уникальных пользователей каталога;
• просмотры страниц;
• среднее время на странице;
• действия пользователей;
• новые и повторные визиты;
• глубину просмотра;
• делать срез по странам и типам каталога.

Для бизнеса это важнее, чем может показаться. POSM часто воспринимается как складской или маркетинговый архив: произвели, положили, отправили по запросу. Но с аналитикой каталог становится управляемым каналом.

Команда может видеть:

• какие материалы действительно востребованы;
• какие карточки чаще открывают;
• какие страны активнее используют каталог;
• какие изображения или документы скачивают;
• какие POSM стоит обновлять, переиздавать или выводить из оборота.

Так публичный каталог помогает не только обслуживать текущие запросы, но и планировать будущие активации.

Результаты запуска POSM-каталога

Публичный каталог рекламных и сувенирных материалов решил сразу несколько задач.

1. POSM-материалы стали частью единого управляемого контура

Больше 110 материалов были заведены в систему как структурированные объекты с карточками, изображениями, остатками, ценами и документами.

2. Команды получили единый источник актуальной информации

Бренд-маркетинг, трейд-маркетинг, склад, логистика, продажи и партнёры работают с одной версией данных.

3. Сократилось количество уточнений в переписках

Информация доступна 24 часа онлайн. Менеджер, управляющий разработкой сувенирной продукции занимается заказами и новыми поставками, вместо бесконечных переписок о том, что есть в наличии.

4. Партнёры получили self-service доступ

Дистрибьюторы и внешние команды могут самостоятельно просматривать материалы, скачивать данные и использовать ссылки на карточки в своей коммуникации.

5. POSM-каталог стал масштабируемой инфраструктурой

Один раз структурированные данные могут использоваться десятками команд и партнёров без постоянного ручного сопровождения.

По словам участника проекта:
«После систематизации появился лаконичный и современный цифровой шоурум, где пользователь видит нужные материалы без усложнения работы. Brandquad PIM помог превратить сложную внутреннюю структуру данных в простой внешний интерфейс для бизнеса».

Что важно учесть перед запуском POSM-каталога

Публичный каталог – это не просто «красивая обложка» поверх файлов. Чтобы он работал, нужно заранее продумать несколько параметров.

1.Какие данные действительно нужны пользователю

Не стоит выносить в публичный интерфейс все внутренние атрибуты. Чем больше лишних полей, тем ниже шанс, что каталогом будут пользоваться.

2. Как обновлять остатки

Остатки должны регулярно обновляться. В кейсе данные по наличию обновляются еженедельно, чтобы команды видели актуальную картину по доступным материалам.

3. Кто отвечает за качество данных

У каталога должен быть владелец процесса: кто обновляет карточки, добавляет документы, проверяет изображения и следит за актуальностью.

4. Как разграничить внутренние и внешние данные

Партнёрам нужны не все поля. Важно заранее определить, что показывать наружу, а что оставить только для внутренних команд.

5. Что каталог не заменяет

Публичный каталог не обязательно должен превратиться во внутренний интернет-магазин с заказом, согласованием и автоматической передачей на склад. На первом этапе он может решать более базовую, но критичную задачу: предоставить всем участникам процесса единый источник информации и снять ручные действия.

Что важно запомнить

Когда информация о сувенирных материалах хранится в папках, PDF и Excel, компания фактически управляет не системой, а набором разрозненных файлов. Но если POSM используется в разных странах, для разных партнёров и активностей, нужен другой подход.

Публичный каталог на базе Brandquad помогает превратить информацию о POSM из хаотичного архива в управляемую digital-витрину. В результате команды тратят меньше времени на поиск информации, партнёры быстрее получают нужные данные, а бизнес получает управляемый канал работы с POSM.

Запросите демо Brandquad – покажем, как можно запустить цифровую витрину для ваших материалов без разработки отдельного портала с нуля.