Может ли SharePoint заменить DAM-систему
Многие бизнесы в России все еще продолжают использовать Microsoft SharePoint для хранения документов компании. Кто-то остается среди пользователей, чтобы продолжить поддержку интранет-сайтов, созданных на основе платформы. А кто-то пока не выбрал другое решение, чтобы заменить SharePoint для хранения фото и видео бизнеса, и приходится искать различные способы оплаты инструмента. Оплатить платформу от российского аккаунта сейчас невозможно.
В нашей практике мы встречали варианты, когда компании использовали SharePoint в качестве аналога DAM-системы. Особенно это касается небольших бизнесов. Предлагаем разобраться, какие недостатки и преимущества есть у того и другого решения, если речь заходит о работе с архивом мультимедиа.
Что такое SharePoint и DAM система
Пропустите этот пункт, если вы уже знаете. Для тех, кто не знаком с решениями, напомним.
SharePoint – платформа для хранения и совместного использования документов компании, в том числе фото, видео, презентаций и т.п. SharePoint входит в состав набора Microsoft 365 и благодаря интеграции с другими инструментами Microsoft, например Word, Excel, Teams платформа позволяет править документы прямо в веб-версии и не загружать их на диск.
DAM система (Digital Asset Management) специально разработана для организации визуального контента бизнеса, чтобы обеспечить эффективную совместную работу множества команд с фото, видео и другим контентом компании. Для этого DAM обладает расширенным функционалом для организации активов мультимедиа. Например, управление метаданными, поддержка и контроль версий, всевозможная настройка прав доступа, в том числе предоставление контента не зарегистрированным в системе пользователям.
В большинстве DAM систем, например, в нашей Mediaquad DAM, поддерживается автоматизация работы с контентом, рабочих процессов, и предусмотрена гибкая интеграция с другими веб-приложениями по API.
Подходит ли SharePoint для хранения визуального контента компании?
SharePoint предлагает ряд возможностей, которые позволяют использовать его как аналог DAM системы. В то же время, у платформы есть несколько серьезных недостатков.
Преимущества:
- Единое пространство для доступа к фото, видео, презентациям, текстовым документам, таблицам и PDF-файлам.
- Синхронизация с Microsoft Office, если в компании уже есть пакет офисных программ от Microsoft.
Недостатки:
- Поиск фото, видео и другого медиаконтента возможен только по названиям документов, нет детальных описаний и метаинформации.
- Просмотр визуального контента: пользователи видят небольшие миниатюры изображений, что затрудняет поиск нужной информации.
- Передача файлов за пределы компании в SharePoint требует дополнительных настроек, что усложняет сотрудничество с агентствами, фрилансерами и другими партнерами.
Сравнение DAM Mediaquad и SharePoint
| Функционал | DAM Mediaquad | SharePoint |
|---|---|---|
| Организация и поиск | Уникальный набор метаданных, системы тегов, широкие возможности для поиска и фильтрации (включая по типу, размеру, автору, дате создания и т.д.), возможность создать пользовательские метаданные. | Ограниченные возможности метаданных. ППоиск и группировка по ключевым словам в названиях и типам файлов. |
| Хранение и контроль версий | Безопасное облачное или локальное хранение. Резервные копии создаются автоматически, есть контроль версий с возможностью отката к предыдущим. | Безопасное облачное хранение. Ограниченные возможности контроля версий, риск потери данных при перезаписи. |
| Преобразование файлов | Можно изменять размер, формат, создавать производные версии. | Ограниченные возможности преобразования. |
| Предоставление доступа к контенту | Доступ пользователям с настройкой разных ролей внутри организации, для партнеров и подрядчиков гибкая возможность скачивания и загрузки файлов через коллекции и гостевые порталы. | Простой доступ внутри компании. Чтобы предоставить доступ партнерам и подрядчикам нужны дополнительные настройки. |
| Автоматизация и аналитика использования | Набор инструментов (в том числе AI), для автоматизации рабочих процессов. Аналитика использования контента в базе. | Ограниченные возможности. |
| AI-инструменты | AI-инструменты для автоматического тегирования, классификация файлов, автоматизации процессов, подбор похожих изображений и определение людей на фото на основе собственной базы изображений. | AI-функционал на базе Copilot. |
| Интеграции | Интеграция по API с CMS, ERP, SAP, PIM, маркетинговыми инструментами. | Интеграция с продуктами MS Office, базовые возможности интеграции c другими инструментами. Создание веб-страниц на основе контента. |
| Масштабируемость | Легко масштабируется для удовлетворения растущих потребностей бизнеса, возможность хранения большого объема данных различных типов. | ПОграничена по объему хранимых данных и функциональности, может не справиться с большим количеством пользователей и активов. |
Как мы видим из сравнения, SharePoint справляется с ролью внутренней сети компании и обеспечивает централизованное хранение данных и ссылок на документы, но уступает DAM по остальному функционалу.
DAM – оптимальный инструмент для компаний, которые практикуют устойчивые инвестиции в качество контента, его использование на все 100% и автоматизацию процессов в команде.
Подробнее о том, как работать в DAM максимально эффективно, рассказываем в TG-канале Mediaquad. Например, в этом посте разбираем 10 вариантов использования функционала «Коллекции» для совместной работы в DAM и автоматизации процессов. Подписывайтесь, чтобы не упустить последние кейсы и новости платформы.
Выбор подходящей DAM системы для вашего бизнеса
Если вы управляете небольшим количеством сотрудников или визуальным контентом до 300 Гб, SharePoint может справляться с задачами DAM системы. Но по мере роста бизнеса – как в плане команды, так и в плане мультимедиа, когда архив начинает превышать терабайты, работать с файлами в SharePoint становится все сложнее. Еще одна сложность для российских пользователей – оплата сервиса.
Предлагаем протестировать DAM Mediaquad, чтобы оценить все возможности системы. Оставьте заявку на демо и настройте тестовый аккаунт под свои задачи. Также будем рады ответить на дополнительные вопросы на звонке.
