6 признаков того, что вам нужна DAM система

Правильная организация структуры хранения файлов напрямую влияет на эффективность компании. Когда данные распределены по сотням папок, различным носителям информации, а количество самих медиафайлов переваливает за десятки тысяч, то найти нужный контент, поделиться им и проконтролировать доступы становится сложной задачей.

До определенного момента эти проблемы можно решать при помощи различных облачных хранилищ, но при больших объемах данных и увеличении количества бизнес-задач упрощения не происходит. Добавление дополнительного облачного пространства и увеличение числа пользователей не устраняют проблему организации и управления контентом.

В таких ситуациях многие компании обращаются к программному обеспечению для управления цифровыми активами (DAM), которое решает проблемы организации и управления контентом. Кроме того, появляется возможность повысить безопасность данных, контролируя доступ к ним или размещая их внутри корпоративной IT-инфраструктуры.

Что такое DAM система

DAM (Digital Asset Management) — это система для централизованного хранения, организации и управления цифровыми активами компании, такими как изображения, видео, аудио и документы. Она упрощает поиск нужных файлов, управление правами доступа и обеспечивает актуальность всей информации, доступной для пользователей.

DAM интегрируется с различными внутренними и внешними сервисами компании, позволяя ускорить процессы создания и распространения контента, а также автоматизировать работу с медиафайлами. Например, работа в связке с PIM-системой или CMS.

6 признаков, что вам пора начинать использовать DAM

1. Данных стало слишком много

В какой-то момент количество файлов начинает резко увеличиваться. Маркетинг генерирует креативы для рекламных кампаний, подрядчики производят контент для товаров, внутренние команды создают различные обучающие материалы, презентации и т.д. Все эти данные хранятся разрозненно: на локальных компьютерах сотрудников, в корпоративных и личных облачных хранилищах, на серверах компании, в переписках в почте и мессенджерах.

Внедрение DAM системы позволяет структурированно собирать все данные в одном месте, к которому удобно получать доступ как сотрудникам компании, так и внешним пользователям.

2. Маркетинговый отдел использует несколько каналов

Если сайт является единственным каналом, достаточно использовать встроенное хранилище. Однако при создании материалов для различных каналов, таких как бренд-сайт, печатная продукция, социальные сети, видео и изображения товаров на маркетплейсах, требуется единая система для хранения и управления активами. В противном случае поддержание консистентности бренда на всех платформах, обеспечение актуальности контента и соответствие требованиям бренда превращается в трудноконтролируемую задачу.

DAM централизует управление активами, поддерживая их актуальность и согласованность на всех платформах в соответствии с брендовыми стандартами.

3. Есть риск получения штрафов за использование нелицензированного контента

Контроль лицензий и прав на контент становится критически важным, особенно при наличии правовых ограничений. Это может включать ограничения по географическому распространению, срокам использования, а также получение разрешений от моделей или других участников процесса. Без четкого контроля этих аспектов легко нарушить условия лицензий или использовать контент за пределами разрешенного срока, что может привести к юридическим последствиям и нарушению прав интеллектуальной собственности.

DAM система помогает эффективно отслеживать и управлять всеми правами и лицензиями, гарантируя, что контент используется строго в рамках установленных ограничений.

4. Поиск актуальной версии занимает существенное время

В крупных компаниях, когда необходимо выпустить рекламный ролик, изображения товара или баннер, процесс создания и согласования приводит к множеству версий одного и того же контента. Поиск последней одобренной версии может занять значительное время.

DAM система упрощает этот процесс, позволяя добавлять к файлам метаданные и атрибуты, такие как бренд, SKU товара, категория, коллекция и любые другие кастомные параметры. Это значительно облегчает поиск и фильтрацию контента, делая его более быстрым и точным. Пользователи могут легко находить нужные файлы, применяя гибкие фильтры, что экономит время и снижает вероятность использования устаревших или неподходящих материалов.

5. Сложности с предоставлением доступа к медиафайлам

Когда объемы медиафайлов и количество сотрудников или отделов невелики, обмен данными через почту или мессенджеры может казаться удобным решением. Однако по мере роста числа файлов и участников этот способ обмена становится крайне неудобным и неэффективным. Поддержание актуальности версий файлов и контроль доступа к ним усложняются, что приводит к путанице и потере времени.

Использование DAM системы значительно облегчает процесс предоставления доступа к медиафайлам. Благодаря гибким настройкам ролевых моделей можно четко определить, кто и к каким файлам имеет доступ. Кроме того, DAM позволяет легко делиться контентом с коллегами или внешними партнерами через функцию шеринга файлов, обеспечивая удобный и безопасный доступ к актуальным материалам из одного централизованного места. Это устраняет необходимость вручную отслеживать версии файлов и обмениваться ими через многочисленные каналы связи.

6. Существует необходимость в создании вариантов существующего контента

Компаниям часто приходится адаптировать существующий контент для различных каналов, носителей и ресурсов. Для этого обычно привлекаются дизайнеры или подрядчики, либо сотрудники самостоятельно используют графические программы и сервисы. Например, изображение товара нужно подогнать под требования различных маркетплейсов, а рекламные баннеры — под специфические форматы и ограничения социальных сетей. Этот процесс требует значительных временных и ресурсных затрат, особенно при больших объемах контента.

DAM позволяет автоматизировать эти задачи. В системе можно хранить эталонные версии контента, которые затем автоматически преобразуются под нужные параметры в зависимости от требований того канала, на который они будут загружены. Это значительно упрощает процесс адаптации, устраняя необходимость в ручной работе и обеспечивая соответствие материалов стандартам качества и требованиям бренда на всех платформах.

В заключение

Системы управления цифровыми активами (DAM) помогают компаниям эффективно организовать и управлять своими медиафайлами. В условиях увеличивающегося объема цифровых данных и роста требований к качеству контента такие системы позволяют централизовать хранение файлов и упростить их адаптацию под разные каналы. Это делает работу с контентом более удобной и снижает вероятность ошибок.

DAM также помогает компаниям быстрее реагировать на изменения в рынке и потребности клиентов, что особенно важно в условиях растущей конкуренции. В итоге, такие системы становятся полезным инструментом для поддержания порядка в цифровых активах и улучшения рабочих процессов.