Стандарты GS1 DataMatrix: что это и зачем они нужны в e-commerce

Как производителям, дистрибьюторам и ритейлерам удаётся поддерживать единое понимание данных о товарах? Во многих случаях заслуга в этом принадлежит организации GS1.

Если вы работаете с информацией о продукции, вам знакомы глобальные номера товарных единиц (GTIN) – 14-значные идентификаторы, которые встречаются в штрихкодах. Однако работа GS1 выходит далеко за рамки маркировки. Эта организация стандартизирует правила, как идентифицировать товары, описывать их характеристики и обмениваться информацией.

В этой статье расскажем, что такое стандарты GS1, почему они значимы для рынка и как системы управления товарными данными (PIM) могут значительно упростить соблюдение требований.

• Что такое GS1
• Чем занимается GS1
• Почему необходимы стандарты GS1
• Что такое GS1 DataMatrix и чем он отличается от обычного Data Matrix
• GS1 DataMatrix в маркировке и e-commerce
• Как GS1 DataMatrix связан с карточками товаров
• Соблюдение стандартов GS1: что нужно сделать
• Типовые ошибки при работе с GS1 DataMatrix

Что такое GS1

GS1 (сокращение от Global Standards 1) – это международная организация, которая устанавливает единые правила описания товаров и обмена данными о них между компаниями. Её стандарты охватывают идентификацию продукции, форматирование описаний и механизмы распространения информации.

Стандарты организации также регулируют маркировку и отслеживание грузов, борьбу с контрафактом и оформление электронных документов – таких как заказы и счета-фактуры. По сути, всё, что связано с цепочками поставок.

Чем занимается GS1

Присваивает каждому товару ID

GS1 выдаёт глобальные номера товарных единиц (GTIN) – своего рода цифровой отпечаток для каждого товара и его вариантов. Каждый товар получает собственный GTIN, который могут использовать все участники цепочки – от производителя до розничного продавца – для однозначной идентификации продукции.

Эти номера лежат в основе многих привычных кодов: штрихкодов UPC, сканируемых на кассе, или номеров ISBN на книгах. Благодаря этому при сканировании любого товара система мгновенно распознаёт его и определяет производителя.

Создает единый «язык товаров»

Стандарты GS1 задают глобальные правила описания продукции: как указывать размер, вес и цвет, как форматировать данные, как классифицировать и структурировать информацию. Благодаря единым правилам ритейлер в России и дистрибьютор в Испании могут обмениваться информацией об одном и том же товаре без искажений.

Обеспечивает безопасный обмен данными

GS1 управляет Глобальной сетью синхронизации данных (GDSN) – платформой, позволяющей производителям и поставщикам по всему миру передавать актуальную информацию о товарах ритейлерам и маркетплейсам. Это гарантирует, что у участников цепочки всегда точные и актуальные данные. Это упрощает взаимодействие производителей, дистрибьюторов и ритейлеров.

Почему необходимы стандарты GS1

Стандарты GS1 обеспечивают бесперебойную работу цепочек поставок. Без единых международных правил информацию об аллергенах на упаковках продуктов указывали бы кто как придется, больницы получали бы не те медицинские устройства, а размеры одежды оказывались бы непредсказуемыми. Это влекло бы за собой задержки и сбои в операциях и на каждом этапе логистики.

Но с точки зрения отдельной компании соблюдение стандартов GS1 необходимо прежде всего для 3 важных бизнес-процессов.

Выход на e-commerce площадки и полки ритейлеров

Для размещения товаров на Wildberries, Ozon или в Пятерочке нужны официальные GTIN от GS1 и данные, соответствующие их требованиям. И дело не только в гигантах рынка – многие небольшие ритейлеры также ожидают соблюдения этих стандартов.

Несоответствие требованиям грозит:

• Отказом в размещении товаров
• Задержками при запуске с новыми партнёрами
• Потерей времени на исправление отклонённых или некорректных данных

Обмен точной информацией с партнёрами

Согласовать данные сложно, если вы называете изделие «синей подушкой 30 см», а ваш партнёр – «тёмно-синей подушкой 30 дюймов». Стандарты GS1 решают эту проблему, присваивая каждому варианту товара уникальный идентификатор (GTIN) и устанавливая чёткие правила описания характеристик – цвета, размера, материала.

Благодаря этому партнёры получают именно ту информацию, которую вы намеревались передать, независимо от используемых систем.

Соблюдение требований в чувствительных отраслях

Дистрибьюторы продуктов питания и клиники полагаются на GTIN, идентификаторы местоположения (GLN) и грузовых единиц (SSCC), чтобы отслеживать товары по всей цепочке поставок и оперативно реагировать на инциденты.

Например, если в партии кардиостимуляторов обнаружили дефект, именно благодаря GTIN можно определить, какие устройства затронуты, куда их отправили и кто их получил. Такой подход спасает жизни, защищая потребителей и партнёров.

Что такое GS1 DataMatrix и чем он отличается от обычного Data Matrix

GS1 DataMatrix – это разновидность двумерного штрихкода Data Matrix, сформированная по стандартам GS1. В отличие от обычного Data Matrix, он содержит строго структурированную последовательность идентификаторов GS1.
Такой код может включать: GTIN товара, серийный номер, номер партии и дату производства.

Обязательный элемент GS1 DataMatrix – служебный символ FNC1 в начале строки. Он сообщает сканеру, что данные закодированы по стандарту GS1 и должны интерпретироваться как структурированные поля. Это важно для маркировки товаров, медицины, фармы и логистики.

GS1 DataMatrix в маркировке и e-commerce

В некоторых отраслях GS1 DataMatrix используют не только для идентификации, но и для обязательной маркировки товаров на уровне каждой единицы продукции. 

В e-commerce это предотвращает продажу контрафакта, упрощает контроль остатков и снижает количество ошибок при отгрузке.

Каждый код становится уникальным цифровым паспортом товара. После продажи он выводится из оборота, что исключает повторное использование идентификатора.

Как GS1 DataMatrix связан с карточками товаров

GS1 DataMatrix и стандарты GS1 важны и для качества товарных карточек. GTIN связывает физический товар с его цифровым описанием: характеристиками, фотографиями, инструкциями и юридически значимой информацией.

При корректном использовании стандартов:

• маркетплейсы быстрее принимают товары в каталог
• снижается количество отклоненных карточек
• упрощаете масштабирование ассортимента
• данные можно переиспользовать между площадками

Соблюдение стандартов GS1: что нужно сделать

Не нужно заучивать правила GS1 наизусть, но важно выполнить ключевые требования, чтобы товарные данные соответствовали стандартам. Это упростит обмен информацией с партнером и размещение на крупных площадках.

1. Получите GTIN для ваших товаров

У вас есть два варианта:

• Компаниям с обширным ассортиментом подойдёт префикс компании от GS1, позволяющий самостоятельно генерировать от 10 до 10 000 уникальных GTIN с единым префиксом.
• Небольшим предприятиям с ограниченной линейкой продукции удобнее лицензировать отдельные GTIN по мере необходимости.

Получить идентификаторы можно через представительство GS1 в вашей стране или в модуле GS1 платформы Brandquad. Модуль позволяет создать всю структуру штрихкодов – GTIN единичной упаковки (штрихкод 1-го уровня), GTIN групповой упаковки (2-го уровня), ITF-14 транспортной упаковки (3-го уровня), ITF-14 групповой транспортной упаковки (4-го уровня).

2. Поддерживайте точность и согласованность данных о товарах

Получив GTIN для каждого продукта, необходимо собрать полный комплект информации – описания, технические характеристики, медиафайлы – в соответствии со стандартами GS1 и привязать её к соответствующим идентификаторам.

Для этого удобнее всего использовать систему управления товарными данными или PIM-систему. Например, Brandquad PIM централизует всю информацию, упрощая её организацию и оптимизацию. Когда у внутренних данных есть структура, их проще адаптировать под требования GS1.

Вот как PIM-система Brandquad помогает подготовить данные к соответствию стандартам:

• Централизует хранение всей информации и привязывает её к конкретным GTIN
• Структурирует контент в соответствии с требованиями GS1 (при подключенной интеграции): форматирует атрибуты цвета, размера, материала; позволяет использовать вычисляемые атрибуты для автоматизации – например, установить правила именования или перевода единиц измерения при экспорте
• Позволяет оценивать полноту данных: настраиваемые атрибуты помогают выявить пробелы до публикации и гарантировать соответствие требованиям GS1 или конкретного ритейлера
• Автоматизирует передачу данных: можно отправлять уже отформатированную информацию партнёру без ручной загрузки

Иными словами, PIM помогает организовывать, оптимизировать и передавать товарные данные в GS1, упрощая соблюдение стандартов.

3. Адаптируйте данные под стандарты GS1

Когда информация обретает структуру в PIM, следующий шаг – форматирование под требования GS1.

Для этого есть два пути:

• Ручная настройка: GS1 предоставляет инструкции, но мы рекомендуем обратиться в представительство за практической поддержкой.
• Автоматизация с помощью Brandquad: можно подключить модуль интеграции с GS1 и автоматически форматировать данные под требования стандарта, проверять их на ошибки и готовить к публикации.

Таким образом, Brandquad помогает оптимизировать данные, а затем передать их для публикации в соответствии со стандартами. Например, подготовленные для GS1 данные также могут уходить в Национальный каталог для корректной маркировки в Честном знаке.

Типовые ошибки при работе с GS1 DataMatrix

Сложности чаще связаны с неправильной реализацией стандартов. Наиболее распространенные ошибки:

• нет служебного символа FNC1 в начале кода
• подмена специальных символов текстовыми («FNC1» вместо спецсимвола)
• нет разделителей GS после полей переменной длины
• попытка сформировать код вручную без специализированного ПО
• использование программ, которые удаляют «непонятные» символы из строки

Такие ошибки приводят к тому, что код визуально выглядит корректно, но системы учёта и маркетплейсы его не распознают.

Заключение

Стандарты GS1 задают единые правила в мировых цепочках поставок. Благодаря GTIN, стандартизированному форматированию и оперативному обмену данными через GDSN, GS1 становится незаменимым инструментом для выхода на крупные площадки, соблюдения требований и эффективного взаимодействия с партнерами.

Соблюдение стандартов может показаться сложным, но на практике все проще – особенно при использовании правильных инструментов. Рекомендуем применять систему управления товарными данными Brandquad для поддержания порядка, актуальности информации и автоматической подготовки данных к публикации.

Изображения в статье подготовлены при помощи Mediaquad