Как автоматизировать работу с сертификатами для e-commerce

Российский рынок электронной коммерции готовится к важному этапу развития: процесс подтверждения соответствия товаров будет регламентирован с 1 сентября 2026 года.

С этой даты вступают в силу поправки к закону «О защите прав потребителей». Интернет-магазины и маркетплейсы должны будут включать в карточки товаров активные ссылки на сертификаты или декларации соответствия. Такие новые требования направлены на создание прозрачной и безопасной среды для совершения покупок онлайн.

У бизнеса есть возможность укрепить свою позицию на рынке, поскольку повышение уровня открытости и информативности положительно сказывается на доверии потребителей и увеличивает продажи. Но вместе с новыми возможностями появляются и дополнительные обязательства – правильное оформление документов, контроль сроков их действия и оперативное обновление.

• Как PIM Brandquad помогает адаптировать работу с сертификатами к новым требованиям
• Топ-10 инструментов Brandquad для управления сертификатами
• 1. Редактор шаблонов для сертификатов
• 2. Автонастройка связи между сертификатами и товарным ассортиментом
• 3. Структурированное автосохранение файлов сертификатов
• 4. Добавление дополнительных файлов к сертификатам
• 5. Интеграция с S3-хранилищем или FTP / SFTP-серверами
• 6. Email-уведомления о новых сертификатах
• 7. Таймер срока действия сертификатов
• 8. Автоматическая блокировка сертификатов
• 9. Детализированные отчеты по сертификатам
• 10. Синхронизация данных о сертификатах
• Адаптируйтесь к изменениям в законодательстве заранее

Как PIM Brandquad помогает адаптировать работу с сертификатами к новым требованиям

Процесс управления сертификатами сложный и многоступенчатый, важно учитывать множество организационных и технических моментов. Это требует комплексного подхода и координации различных подразделений компании, от отдела закупок до IT-департамента.

Организовать такую работу поможет внедрение модуля «Сертификаты». Он расширяет стандартные возможности PIM-системы (Product Information Management) и облегчает управление документами сертификации товаров.

На платформе Brandquad работа с сертификатами устроена так:

• Модуль «Сертификаты» формирует структуру данных о сертификатах, фиксируя полную информацию о каждом документе и устанавливая его связь с товарами каталога.
• Модуль «Каталог» встраивает в продуктовый контент актуальную информацию о сертификатах и ведет учёт их количества.
• Модуль DAM хранит файлы документов, обеспечивая к ним быстрый и удобный доступ в нужный момент.

Такой комплексный подход открывает широкие возможности для компаний, которые стремятся правильно и своевременно подготовить свой бизнес к изменению требований рынка и законодательства.

Рассмотрим более детально, почему выбор в пользу платформы Brandquad оказался верным стратегическим решением для наших клиентов.

Топ-10 инструментов Brandquad для управления сертификатами

Согласно проведённому нами исследованию, эффективное ведение документооборота базируется на трёх ключевых принципах: централизованное хранение сертификатов и всех дополнительных файлов, интеграция с каталогом товаров для e-commerce и автоматизация процессов обработки данных. Платформа Brandquad объединила в себе все необходимые практики управления сертификатами в онлайн-коммерции.

1. Редактор шаблонов для сертификатов

Этот инструмент PIM-системы предоставляет возможность гибко настраивать структуру страниц с данными о сертификатах – устанавливать обязательные и опциональные атрибуты, определять папку для хранения файлов сертификатов.

Как результат внедрения, наши клиенты отмечают:

• Удобный автоматический контроль наличия обязательной информации о сертификатах.
• Поддержка наборов уникальных атрибутов для трёх главных типов сертификатов:
  • Сертификаты соответствия – подтверждение соответствия продукции государственным стандартам.
  • Декларации соответствия – добровольное утверждение соответствия товаров обязательным правилам.
  • Свидетельства государственной регистрации – официальная регистрация отдельных видов продукции.
• Легкое добавление новых типов сертификатов.

2. Автонастройка связи между сертификатами и товарным ассортиментом

Встроенные функции PIM-системы Brandquad позволяют настроить взаимосвязь сертификатов и товаров каталога. Доступны два способа:

• Ручной – прямое добавление сертификата к определенным артикулам товаров.
• Автоматизация по группам товаров – автоматическое добавление сертификата целым категориям товаров по установленному фильтру (тип товара, категория, страна происхождения и др.).

Благодаря этому инструменту наши клиенты получают возможность поддерживать точную и актуальную информацию в каталоге товаров. Специальный алгоритм автоматизирует процесс синхронизации атрибутов сертификатов с товарами следующим образом:

• Определяет сертификаты со статусом «Активный».
• Создает группы атрибутов по названию шаблона сертификатов.
• Добавляет в эти группы необходимые атрибуты сертификатов.
• Заполняет и обновляет эти атрибуты данными из связанных сертификатов.
• Фиксирует в каталоге количество сертификатов, прикрепленных к каждому товару.

Сотрудники больше не распределяют сертификаты вручную, что облегчает сопровождение ассортимента.

3. Структурированное автосохранение файлов сертификатов

Когда файлы документов загружаются через модуль «Сертификаты», они также автоматически сохраняются в модуле DAM. Наши клиенты выделяют следующие плюсы этой функции:

• Удобная структура для быстрой навигации и поиска документов.
• Надежная защита от случайного удаления и изменения местоположения файлов.
• Информативное тегирование файлов метками с количеством связанных товаров.

4. Добавление дополнительных файлов к сертификатам

К каждому сертификату можно прикрепить необходимые дополнительные файлы – копии договоров, акты приемки, протоколы испытаний, заключения экспертов и так далее.

Все файлы сохраняются вместе с сертификатом в одной папке, формируя единый комплект документации, что значительно упрощает работу. Поддерживаются привычные форматы документов и изображений.

Пример:

5. Интеграция с S3-хранилищем или FTP / SFTP-серверами

Крупные компании ежедневно обрабатывают огромное количество данных, справиться с которыми вручную практически невозможно. Brandquad позволяет автоматически загружать файлы сертификатов и информацию о них из разных источников, включая облачные хранилища типа S3 или FTP / SFTP-сервера.

Особенности решения:

• Данные разделены на три категории: полная база сертификатов, файлы сертификатов и журнал изменений.
• Новая страница сертификата создается в PIM-системе, если такого сертификата нет.
• Поля страницы сертификата заполняются согласно заранее настроенномую сценарию, включая загрузку самого сертификата в формате PDF, JPEG (JPG) или PNG.
• Обновление существующих сертификатов выполняется на основе дельты изменений. Это ускоряет обработку информации и повышает точность её использования.

6. Email-уведомления о новых сертификатах

Чтобы сотрудники были в курсе появления новых сертификатов, система регулярно рассылает уведомления по электронной почте. Письмо содержит ссылку на Excel-документ, в котором есть полная информация обо всех недавно созданных сертификатах. В Excel включены их наименования и прямые ссылки на соответствующие страницы в PIM-системе.

7. Таймер срока действия сертификатов

Чтобы упростить контроль над сроком действия сертификатов и вовремя оповещать ответственных сотрудников, система поддерживает настройку уведомлений с использованием специального таймера.

Принцип работы этого таймера следующий:

• Ежедневно система проверяет всю базу сертификатов с фиксированным сроком действия. Даты окончания действия сертификатов сравниваются с текущей датой.
• За 90 дней до истечения срока действия каждого сертификата автоматически отправляется предварительное предупреждение ответственным сотрудникам («До окончания действия сертификата Х осталось 90 дней»). За 60 дней – повторное уведомление, и за 30 дней – финальное напоминание.

Такой механизм обеспечивает заблаговременное информирование специалистов о необходимости принять меры по продлению или замене сертификатов.

8. Автоматическая блокировка сертификатов

Автоматическая блокировка и уведомления помогают предотвратить инциденты, связанные с применением недействительных сертификатов.

Суть работы алгоритма:

• Система определяет все сертификаты, у которых установлена конечная дата действия, но отсутствует настройка дальнейших действий после её наступления.
• Для таких сертификатов задаётся автоматическое действие – блокировка по достижении указанного срока.
• За 60 дней до активации блокировки отправляются уведомления ответственным специалистам.
• В установленное время сертификат блокируется и исключается из дальнейшего использования.

9. Детализированные отчеты по сертификатам

Отчёты позволяют нашим клиентам на постоянной основе отслеживать состояние сертификатов. Применение подобного алгоритма улучшает внутренние процессы контроля.

Автоматически создаваемые файлы содержат полную информацию о сертификатах, включая список соответствующих товаров и атрибуты, важные для аналитики и управления. Рассылка заинтересованным лицам выполняется согласно настройкам файла конфигурации.

 10. Синхронизация данных о сертификатах

Этот инструмент автоматизации обеспечивает единую актуальную версию информации о сертификатах в разных источниках – PIM-система, публичные каталоги для партнеров и поставщиков, спецификации для маркетплейсов и интернет-магазинов.

Управление сертификатами становится централизованным, объединяются и стандартизируются все операционные процессы. Это устраняет расхождения и несоответствия между источниками данных, минимизирует юридические риски и улучшает репутацию бренда перед клиентами.

Адаптируйтесь к изменениям в законодательстве заранее

Укрепите свою позицию среди конкурентов. Не оставляйте адаптацию процессов к новым требованиям на последний момент. Изменения в законодательстве требуют быстрой реакции и точного соблюдения.

Оставьте заявку на нашем сайте, и мы детально расскажем вам, как можно оптимизировать процесс управления сертификатами товаров.

Если перед вами стоит задача управления лицензиями для фото- и видеоматериалов, рекомендуем обратиться к другому решению нашей компании – DAM-системе Mediaquad.

Эта система помогает создать атрибутивную модель для ограничений в использовании контента и связать её с цифровыми активами. Каждому файлу присваиваются важные метки: тип лицензии, сроки действия, регионы использования, сведения об авторских правах и другое.

Подробнее ознакомиться с возможностями DAM-системы Mediaquad можно в нашем блоге, или на демо-звонке.