Excel или не Excel: уменьшаем риски в работе с данными

Excel — одна из самых популярных программ у предпринимателей. Многие ведут в Excel и сервисе «Таблицы» от Google бухгалтерский учет, создают аналоги CRM-систем, верстают контент-планы и т. д. Однако далеко не каждый мастерски владеет перечисленными инструментами, поэтому допускает ошибки. 

У Excel и его младшего «брата» — сервисе «Таблицы» от Google немало преимуществ: масса возможностей для работы с цифрами, обширный набор средств визуализации. Софт от Google бесплатный и широко распространен, что не вызывает проблем с открытием файлов почти на любом устройстве. 90% российских маркетплейсов и интернет-ритейлеров используют таблицы Excel для сбора данных о товарах у производителей и реселлеров, показывает опыт Brandquad.

Впрочем, у софта есть и минусы: интерфейс сложно назвать интуитивным, формулами владеют далеко не все, объемные таблицы при неумелом использовании довольно легко «ломаются». Так, по статистике каждая вторая созданная запись будет содержать минимум одну ошибку, влияющую на результат. А в половине случаев сбои происходят из-за невнимательности сотрудника.

Как минимизировать риски работая с Excel и Google «Таблицами»?

1. Никакой свободы действий

Ошибка при внесении данных в таблицу может привести к проблемам в бизнесе. Один наш клиент — производитель систем для нагревания табака IQOS — передал в маркетплейс таблицу с данными о поставке, а туда проникла ошибка: на блок продукции установили цену одной пачки. Как следствие, целую неделю продукция продавалась по рекордно низкой стоимости.

Важно оставлять сотрудникам минимум свободы действий при работе с таблицами. Например, можно заполнять ячейки исключительно значениями из заранее созданного перечня. А единообразие в написании наименований позволит с легкостью фильтровать информацию по партнерам и подрядчикам.

Чтобы создать выпадающий список, нажмите в Excel кнопку «Проверка данных» во вкладке «Данные», в «Таблицах» — «Настроить проверку данных» во вкладке «Данные». Затем выбираем тип данных — «Список» и указываем источник эталонных значений.

2. Полный порядок

Маркетплейсы чаще всего запрашивают информацию о продукции в файлах Excel. Затем сотрудники торговых площадок обрабатывают полученные данные либо вручную, либо специальными скриптами или небольшими программами, которые выполняют определенную последовательность действий. Этот простой софт, как правило, проверяет корректность данных и затем переносит их на сайт. Однако даже программы иногда дают сбои: например, стопор может возникнуть на дублирующихся записях или двойных пробелах.

Хранить порядок в ячейках можно по-разному. В частности, дубликаты удаляются в Excel и Google «Таблицах» через кнопку «Удалить дубликаты» во вкладке «Данные». Сервис от Google умеет удалять и пробелы (кнопка «Удалить пробелы»), в том числе повторные, и менять регистр: например, чтобы вместо прописных букв сделать строчные, нужно в отдельной ячейке прописать «=LOWER», выделив ячейку с текстом. Обратное действие (строчные на прописные) — функция «PROPER».

Если вы пересылаете файл Excel, не забывайте, что версии программ могут отличаться. До 2003-го файлы имели расширение xls, после 2003-го — xlsx. Помимо того, что старая программа не откроет новую версию, есть и другая тонкость: таблица, созданная в версии софта до 2003-го, в новой может отобразиться некорректно, например слетят формулы, «поедут» стили. Так что всегда уточняйте перед отправкой, какое расширение нужно указать при сохранении таблицы.

3. Наведение красоты

В некоторых случаях функционал Google-таблиц дает больше возможностей, чем Microsoft Excel: например, опция совместной работы, когда можно одновременно с коллегами вносить правки, писать комментарии и т.д. Однако части функций в «Таблицах» нет, в частности — нет большого набора стилей. Меж тем, это важно, поскольку наглядность позволяет быстрее ориентироваться в табличных данных и помогает избежать ошибок при заполнении.

Для «украшения» таблиц можно использовать специальные надстройки: расширения, которые устанавливаются в «Таблицы» из Google Suite Marketplace. К примеру, есть расширение Table Styles с 24 готовыми стилями и с возможностью создавать свои. Или Sort Range Plus, которое помимо работы со стилями позволяет сортировать текст или ячейки по цвету.

4. Безопасность всему голова

В таблицах зачастую есть информация, которая относится к коммерческой тайне (логины и пароли программ, данные о продажах и т.д.), поэтому соблюдение правил безопасности — вещь обязательная. На Excel-файл стоит ставить пароли, добавлять защиту или запрещать просмотр части данных. Всё это можно сделать во вкладке «Рецензирование».

В Google-таблицах тоже есть масса опций для защиты информации: возможность скрывать часть данных, устанавливать правила редактуры, добавлять к просмотру конкретных пользователей.

Почему этому важно уделять внимание? В 2018-м произошел скандал: оказалось, что документы сервисов Google индексируются «Яндексом» и что зайти в незапароленные файлы может каждый желающий.

5. А что, если не Excel?

Да, Excel — привычный и, пожалуй, самый распространенный у сотрудников инструмент для работы с массивами данных. Но далеко не единственный, способный решать задачи управления данными. Так что, если усталость от Excel достигла критической точки, можно раз и навсегда запретить использовать эту программу в отдельных бизнес-процессах.

Существуют профессиональные CRM-системы, предназначенные для бухгалтерии, логистики или взаимоотношений с клиентами: решения 1С, SAP и другие. Выбор достаточно большой, при этом стоит помнить, что интеграция таких программ с настраиваемыми модулями зачастую связана с немалыми тратами.

Для управления информацией о продуктах используют PIM-системы (Product Information System). Для управления версиями контента и изображениями — специализированные модули DAM (Digital Assets Management). В России подобные решения есть у ряда игроков и, выбирая подходящее именно вам, обратите внимание не только на стоимость владения и интеграции, но и на полноту и удобство функционала. К примеру, у Brandquad настроены автоматические каналы передачи данных и поддержка форматов выгрузки спецификаций под всех крупнейших онлайн- и офлайн-ритейлеров страны.

Программы Microsoft Excel и Google «Таблицы» подходят небольшому бизнесу, когда еще мало сотрудников. Однако по мере роста компании следует обратить внимание на специализированные решения, которые изначально заточены под конкретные бизнес-процессы. В противном случае велик риск утонуть в ошибках и сбоях, способных привести к потерям.