Оптимизация управления цифровыми активами: лучшие практики

Для достижения максимальной эффективности даже самое современное программное обеспечение для управления цифровыми активами (DAM) требует правильного использования. Независимо от того, как давно вы начали его применять, важно понимать, как извлечь максимальную пользу из этого ресурса. В этой статье представлены десять лучших практик, которые помогут вам оптимизировать процесс управления активами и использовать систему на полную мощность.

1. Аудит существующих цифровых активов

Регулярный аудит цифровых активов помогает определить, какие активы нуждаются в добавлении, удалении или обновлении. Например, вы можете обнаружить устаревшие логотипы, дублированные изображения или документы, которые больше не используются. Постоянно отслеживайте статистику и назначьте ответственных за это направление работы.

Пример: компания обнаружила, что у нее есть несколько версий одного и того же логотипа, но размещенных в разных папках. Проведенный аудит позволил выбрать актуальную версию и удалить устаревшие файлы, освободив место и упрощая поиск.

2. Централизация активов

Цифровые активы, такие как логотипы, изображения, видео и документы, часто разбросаны по локальным дискам, электронным письмам и системам, не предназначенным для их хранения. Централизация всех активов в одном хранилище упрощает доступ, экономит время и ресурсы, устраняя необходимость воссоздания уже существующих материалов. Кроме того, это повышает безопасность корпоративных и чувствительных данных.

Пример: все маркетинговые материалы компании были консолидированы в одном месте и организованы по типу актива и кампании, что значительно упростило доступ к необходимым файлам.

3. Стандартизация и упрощение

Стандартизация имен файлов и структура папок значительно упрощают поиск нужных ресурсов. Соглашения об именах и упорядоченные структуры папок делают систему более удобной и логичной для пользователей. Например, используйте четкие и описательные имена файлов, такие как «Логотип_Компания_2024.png», чтобы избежать путаницы.

Пример: использование четких и описательных имен файлов, таких как «sku_brand_productname.jpg», помогло сотрудникам быстро находить нужные документы и избегать путаницы, а так же легко связать данные с другими системами.

4. Расширенный поиск и фильтрация

Эффективный поиск в системе управления цифровыми активами напрямую зависит от качества метаданных и структуры данных. Метаданные должны включать технические, административные и описательные характеристики активов. Для улучшения взаимодействия и ускорения поиска необходимо создать подробную модель классификации и обогащения активов соответствующими атрибутами.

Пример: использование характеристик, таких как «Бренд», «Страна», «Ответственный», позволило маркетинговой команде быстро находить нужные ресурсы и автоматически создавать коллекции на основе сложных фильтров.

5. Обмен активами

Обучите сотрудников эффективно использовать DAM для обмена ресурсами. Активы можно отправлять по электронной почте, делиться ссылками или встраивать в веб-страницы и документы. Публичные коллекции файлов позволят распространять активы для внешних команд, подрядчиков, агентств.

Пример: сотрудники компании начали использовать DAM для обмена активами через ссылки с доступом по паролю, что значительно сократило время на передачу файлов подрядчикам и улучшило безопасность данных.

6. Интеграция внешних и внутренних систем

Интеграция DAM с другими системами через API увеличивает его ценность и эффективность. Например, интегрируйте DAM с системой управления контентом (CMS), чтобы автоматизировать обновления веб-сайта с одобренными ресурсами, что экономит время и гарантирует соответствие бренду.

Пример: интеграция DAM с Figma через плагин позволила дизайнерам работать напрямую с одобренными ресурсами, не покидая приложения, что ускорило процесс создания и утверждения контента.

7. Преобразование активов

DAM позволяет хранить ресурсы в различных форматах и размерах, с настраиваемыми предустановками для часто используемых форматов, таких как социальные сети и веб-сайты. Это позволяет сотрудникам быстро адаптировать контент для разных платформ без обращения к дизайнерам или графическим редакторам.

Пример: маркетинговая команда создала предустановки для изображений и видео для социальных сетей, что упростило и ускорило процесс адаптации контента, исключив необходимость дополнительной обработки.

8. Автоматизация рабочих процессов

Автоматизация процессов в DAM включает множество функций для повышения эффективности. Это в том числе управление статусами активов, автоматическое заполнение характеристик, создание коллекций, контроль лицензий, тегирование. Например, система может автоматически назначать статусы активам, заполнять метаданные, формировать коллекции по заданным критериям и отслеживать лицензии.

Пример: автоматизация утверждения маркетинговых материалов и автотегирование позволили компании сократить время на проверки, быстрее запускать кампании и поддерживать актуальность контента.

9. Автоматизация соблюдения требований

DAM помогает в соблюдении нормативных требований через проверяемые рабочие процессы. Автоматические оповещения об истекающих лицензиях и соглашениях облегчают управление правами и юридическими аспектами.

Пример: система автоматически отправляла уведомления о скором истечении сроков действия лицензий на использование изображений, что позволило своевременно обновлять права, убирать из публичного доступа такие активы и избегать юридических проблем.

Как итог

Следуя этим практикам и обеспечивая постоянное обучение пользователей, вы сможете полностью раскрыть потенциал вашей DAM-системы. Поддержка клиентов и обучение персонала столь же важны, как функциональность и цена, для достижения оптимального результата.